Verbesserung der Datenzugänglichkeit und Sicherheit: Die Reise des Anforderungsmanagements

In unserem Bestreben, unsere Grundsätze zu verkörpern, stießen wir auf eine "normale Geschäfts"-Herausforderung: Verteilte Mitarbeiterdaten auf mehreren SAAS-Plattformen. Alle Zeiterfassungen, Gehälter und persönlichen Informationen unserer Mitarbeiter waren zwischen diesen Systemen aufgeteilt - Lexoffice und Plainstaff. Um die Notwendigkeit einer einheitlichen Lösung zu erkennen, machten wir uns daran, ein Programm zu erstellen, mit dem unsere Mitarbeiter von einer einzigen, benutzerfreundlichen Oberfläche aus auf alle relevanten Informationen zugreifen konnten. Dies war unser Kernanliegen, das aus der Notwendigkeit nach Effizienz und Transparenz entstand.

Um diese Herausforderung anzugehen, wandten wir uns den Prinzipien des Anforderungsmanagements zu. Unsere Reise begann mit umfassenden Stakeholder-Interviews und Benutzerumfragen, bei denen wir mit unseren Mitarbeitern brainstormten, um ihre spezifischen Bedürfnisse und Schmerzpunkte zu verstehen. Bewaffnet mit diesen Erkenntnissen dokumentierten wir jede Anforderung sorgfältig und zerlegten sie in klare und präzise Spezifikationen. Dieser Prozess legte den Grundstein für unsere Lösung und lieferte einen Fahrplan für die Entwicklung.

Als nächstes kam die Implementierungsphase. Unter Verwendung von Miro skizzierte unser Anforderungsingenieur die vorgestellte Lösung, visualisierte die Benutzeroberfläche und kartierte wichtige Funktionen. Gleichzeitig dokumentierten wir in Jira sorgfältig alle Prozesse und Abhängigkeiten und erstellten einen umfassenden Fahrplan für die Entwicklung. Durch die Verknüpfung von Anforderungen mit spezifischen Aufgaben und Benutzerstories gaben wir unseren Softwareentwicklern klare Anweisungen und ermöglichten es ihnen, unsere Vision in handlungsfähigen Code umzusetzen.

Um dies zu veranschaulichen, skizzierten wir eine hierarchische Struktur für die Benutzeroberfläche der Mitarbeiterdaten. Auf höchster Ebene bot der persönliche Überblick einen konsolidierten Überblick über alle relevanten Informationen. Darunter integrierten wir monatliche und jährliche Übersichten sowie anpassbare Filter für die Datenauswahl. Innerhalb jeder Ansicht wurden wesentliche Felder wie Projektumsatz, interne Kosten, Krankheitstage und Bruttogehalt prominent angezeigt, um Transparenz und Zugänglichkeit für alle Benutzer sicherzustellen.

Durch mehrere Sprints hinweg haben wir fleißig eine API und unser maßgeschneidertes Tool, das "Foxsolution Portal", entwickelt und damit Phase 1 erfolgreich abgeschlossen. Für Phase 2 konzentrieren wir uns auf die Erstellung von KPI-Dashboards, wobei wir Daten aus denselben Tools, aber auf eine andere Weise als in Phase 1, nutzen. Neben der Zugänglichkeit erwies sich auch die Sicherheit als ein wichtiger Aspekt. Der Zugang jedes Mitarbeiters wird sorgfältig angepasst, um sicherzustellen, dass sie nur auf für ihre Rolle relevante Daten zugreifen. Auf Managementebene konsolidiert ein robustes Datenroll-up-Mechanismus Informationen, um fundierte Entscheidungen zu ermöglichen und gleichzeitig Datenschutz- und Sicherheitsstandards zu wahren.

Mit dem Beginn des nächsten Sprints bleibt die Sammlung von Anforderungen von entscheidender Bedeutung. Gestärkt durch klare Kommunikation und akribische Planung steht unser Entwicklungsteam bereit, Visionen in die Realität umzusetzen und eine Kultur der Transparenz, Zugänglichkeit und Sicherheit in unserer Dateninfrastruktur zu fördern.

Elliot Parry - Senior Quality, Prozess und Projektmanager